Você pode querer restringir o número de pessoas que responderão a sua pesquisa a um grupo limitado, por diversos motivos. Ou então, você quer saber quem respondeu o questionário, ou ainda garantir que cada pessoa só poderá participar uma vez da pesquisa. Existem diversas situações onde você pode empregar os tokens, e essas são apenas algumas. Entre outras, você também pode:* Adicionar e remover convites.

  • Criar convites manualmente (filtrando por nome, e-mail, etc).
  • Gerar um único código (o token) para cada participante (que é o código de convite), restringindo o acesso.
  • Enviar um convite por e-mail para cada pessoa na sua lista, filtrando por grupo ou individualmente.
  • Importar uma lista de nomes e e-mails de participantes, a partir de um arquivo CSV ou uma query feita a uma base LDAP.
  • Enviar um e-mail de lembrete para cada pessoa que está na sua lista que ainda não respondeu a sua pesquisa, seja para todo um grupo ou individualmente.
  • Rastrear quem faz parte da sua lista e já respondeu a pesquisa.
  • Restringir o acesso às pessoas que tem o token apenas, e também evitar que alguém tente acessar a pesquisa mais de uma vez.
  • Editar e mudar quaisquer detalhes na sua lista.

Assim que a pesquisa tiver o seu modo de acesso para fechado (o Closed-access mode), significará que você terá habilitado os tokens para essa pesquisa. Ou seja, apenas as pessoas com um token válido (nunca usado) poderão acessar a pesquisa.

Agora, se você habilitar o registro automático nas propriedades da pesquisa, os participantes serão capazes de se registrar para a sua pesquisa, e receberão automaticamente o seu token, para acesso à pesquisa.

Uma pesquisa usando tokens pode ter respostas anônimas?

Sim, pode. Os tokens podem ser usados para pesquisas anônimas e não-anônimas, o que é determinado quando você cria uma pesquisa. Se uma pesquisa não é anônima, então a lista de tokens será usada para rastrear as respostas cada pessoa deu. Se a pesquisa for anônima, então não ocorrerá nenhuma relação entre a tabela de tokens e as respostas.

Como podemos ativar os tokens?

Existem duas maneiras de ativá-los:

  1. Na barra administrativa, escolha a enquete desejada.
  2. Na barra de enquetes, clique no ícone cujo nome é Gerenciamento de códigos de acesso. Você verá uma nova tela, afirmando que os códigos de acesso (tokens) não foram inicializados para esse questionário.
  3. Clique no botão Inicializar códigos de acesso para gerar os códigos.

As ferramentas de gerenciamento de tokens

Ao você habilitar a opção de tokens, logo se abrirá uma nova barra de ícones, com várias opções. A barra pode ser vista na imagem abaixo:

Abaixo veremos as opções do menu:

  • Voltar à administração do inquérito: Retorna para a tela principal de administração.
  • Mostrar resumo dos códigos: Exibe um resumo da tabela de tokens (número de tokens, quantos já foram enviados em convites, e quantos já foram usados). O resumo também provê acesso à seção de administração do banco de dados (veja abaixo). Essa é a tela padrão.
  • Mostrar códigos: Exibe a lista completa de participantes da pesquisa na tabela de tokens. A partir da tela de navegação você pode editar ou apagar entradas individuais na tabela de tokens, assim como executar várias funções úteis (veja abaixo).
  • Adicionar um novo código: Permite que você adicione uma entrada na tabela de tokens.
  • Gerir campos de atributos adicionais: Permite que você adicione campos extras na tabela de tokens, para guardar dados dos participantes.
  • Importar códigos de um ficheiro CSV: Permite que você importe dados a partir de um arquivo do tipo CSV.
  • Importar códigos de um servidor LDAP: Permite que você importe informação dos usuários a partir de uma requisição feita a um banco de dados LDAP (testado com o OpenLDAP, mas funciona com qualquer diretório que esteja de acordo com as especificações do LDAP, incluindo o ActiveDirectory)
  • Exportar códigos para um ficheiro CSV: cria um arquivo CSV com a sua tabela de tokens atual, e uma lista completa dos participantes.
  • Editar modelos de e-mail: Usado para customizar os modelos usados para os convites, lembretes, confirmações e registros, feitos por e-mail.
  • Enviar e-mail com convite: Envia convites por e-mail para todos os participantes da lista de tokens que ainda não foram contemplados com os convites.
  • Enviar e-mail com lembrete: Envia convites por e-mail para todos os participantes da lista de tokens que ainda não responderam, mas que já receberam seu primeiro convite.
  • Gerar códigos: Cria tokens únicos para todas as entradas individuais na tabela de tokens, para todos aqueles membros que ainda não tinham recebido seu token.
  • Apagar tabela de códigos: apagar a tabela de tokens e colocar a pesquisa no modo de acesso liberado a todos.

Editando e/ou adicionando tokens

Uma típica entrada na tabela de tokens contém os seguintes campos:* Primeiro Nome e Sobrenome: Nome e sobrenome do participante (pode ser usado nos e-mails e na pesquisa).

  • E-mail: Endereço de e-mail do participante.
  • Estado do e-mail: Um campo para rastrear e-mails com problema. Por exemplo, se o administrador da pesquisa recebeu notificações de erro vindas desse e-mail, ele pode mudar o estado desse e-mail para outra coisa que não seja ‘‘ok’’ (por exemplo, ‘‘usuário desconhecido’’ ou ‘‘quota de e-mails excedida’’). Dessa forma, quando você enviar novos convites ou lembretes para os participantes, esse endereço de e-mail não receberá nada. Note que isso é um processo manual, a não ser que você decida implementar um script (em PHP, por exemplo) que preencha o campo automaticamente.
  • Código: Aqui está o código de convite, que é enviado à pessoa. Ele é gerado automaticamente no momento em que você pressiona o botão “Criar códigos”.
  • Idioma: Se você precisa definir qual é o idioma padrão para esse participante, use essa opção.
  • Convite enviado? A opção padrão é ‘‘n’’. Do contrário, esse campo conterá a data de quando o e-mail de convite foi enviado.
  • Lembrete enviado? A opção padrão é ‘N’. Do contrário, esse campo conterá a data de quando o e-mail contendo o lembrete foi enviado.
  • Completo? A opção padrão é ‘‘n’’. Do contrário, esse campo conterá a data de quando a pesquisa foi finalizada.
  • Válido desde: Você pode definir um intervalo de tempo que define a validade desse token. Se você deixar esse campo vazio, você não limitará a participação do usuário por tempo. Mas atenção: Se o usuário estiver respondendo a pesquisa e o tempo dele se esgotar, ele será bloqueado imediatamente, e não será possível para ele finalizar a pesquisa.

Campos adicionais

É possível adicionar campos para a tabela de tokens, de forma a adicionar informação extra para um participante. Você pode clicar na opção correspondente, para gerenciar esses campos.

Para adicionar mais campos com atributos, basta clicar em Adicionar campos, e fazê-los, incluindo descrições para cada campo – o que os tornam mais fáceis de serem administrados, quando você navega entre os tokens, quando são criadas condições baseadas nos campos de atributos ou mesmo quando os resultados são exportados para pesquisas não-anônimas.

Usando a tela de navegação e editando tokens

Ao clicar no ícone Gerir campos de atributos adicionais, iremos para a tela onde podemos navegar e editar os tokens. Você terá uma lista de todas as entradas na tabela de tokens, assim como alguns botões de ação que podem executar tarefas específicas para aquela entrada individual.* Na primeira linha da tabela, temos opções para mostrar um certo número de registros, e um ponto de início.

  • Na segunda linha, temos o nome do campo e uma seta verde que, se for clicada, atualizará a tela, mostrando os tokens ordenados por esse campo.
  • A última linha permite que você mova pela sua lista, baseada nas configurações, que estão no topo.

A coluna Ações nos dá uma lista de tarefas específicas que podem ser executadas naquela entrada individual:

  1. Editar essa entrada.
  2. Apagar essa entrada.
  3. A pesquisa está usando um token único, para a pesquisa?
  4. Enviar um e-mail de convite (ou de lembrete) para essa entrada individual.
  5. Se a pesquisa é do tipo não-anônima, outro botão surgirá, permitindo que você veja a resposta dessa entrada individual.

Informações sobre os tokens e administração do banco de dados

Nessa opção, é possível termos um resumo de como estão as tabelas de tokens, e temos também acesso rápido a opções de administração do banco de dados, o que inclui:* Definir todos os registros como “Convite Não Enviado”: Todos os registros mudam de status, para que um e-mail de convite foi enviado ao possuidor daquele token. Evite usar essa opção.

  • Delete all unique token settings: Remove todos os tokens únicos, deixando apenas as duplicatas.
  • Apagar todos os códigos: Apagar todos os tokens, sejam duplicados ou únicos. Mais um a ser evitado.
  • Apagar tabela de códigos: Permite que você remova os tokens da sua pesquisa. Apaga a tabela toda, e todos os registros, e permite que a pesquisa seja acessada por qualquer um, independente de ter token ou não.

Importando e exportando tokens

Quando você clica no ícone Exportar códigos para um ficheiro CSV, você terá a opção de exportar os tokens, selecionando inclusive os campos para a exportação.

Os campos podem ser em qualquer ordem, mas os campos firstname, lastname e e-mail são indispensáveis, e eles devem conter pelo menos um caractere. Campo vazio (como “”) não é uma solução suficiente.

Um arquivo CSV de exemplo deve ter algo como:

Firstname,lastname,e-mail

John,Doe,john@doe.net

Vamos às opções:

  1. Selecione o ficheiro CSV a submeter: Coloque aqui o caminho para o arquivo CSV.
  2. Código de caracteres do ficheiro: Normalmente, a melhor opção é colocar em automático. Nessa opção, você ajusta qual é a codificação dos caracteres do arquivo, para que o LimeSurvey saiba diferenciar como são possíveis acentos e caracteres especiais.
  3. Filtrar endereços de e-mail vazios: Aqui, ele simplesmente ignora os campos de e-mails vazios.
  4. Filtrar registos duplicados: Ao marcar essa opção, registros que estão duplicados não serão importados, mais do que uma vez. Ao marcar essa opção, você deve marcar quais campos serão usados para identificar registros duplicados. Por padrão, os campos já marcados, como First Name, Last Name e E-mail Address. Se um registro duplicado foi encontrado, a linha relacionada é omitida.

Problemas com a importação do CSV

Um erro muito comum ao importar é um arquivo CSV inválido, e que é gerado pelo Microsoft Excel (a planilha eletrônica mais popular na atualidade). Acontece que a Microsoft usa ponto e vírgula (;) como separador, enquanto que o padrão é a vírgula (,). Se você importar um arquivo CSV criado pelo Excel, você terá uma mensagem de erro. Uma solução simples é salvar como CSV (usando o Excel), e abrir ele num editor de texto, trocando todas as ocorrências de ponto e vírgula para vírgula.Alguns editores de texto recomendados são o PSPad, o NotePad2 ou o Notepad++, para Windows. Para Linux, recomenda-se usar o editor que está disponível no ambiente usado (Gedit, se você estiver usando o GNOME, ou o Kedit, se você estiver usando o KDE). Ainda há editores de texto em linha de comando, como vi, emacs, joe, pico, nano e muitos outros.

Exportação para o formato CSV

Quando suas tokens são exportadas, teremos a seguinte ordem nos campos:

tid,firstname,lastname,e-mail,emailstatus,token,language code,attribute_1,attribute_2,etc..

Enviando e-mails

Enviar centenas de e-mails convidando pessoas a participarem da pesquisa é algo que facilita muito o nosso trabalho, mas seria ideal se o e-mail pudesse ser personalizado, trazendo o nome da pessoa que receberá o e-mail, entre outras personalizações. Logo, podemos ter um modelo de e-mail, e campos que serão substituídos pelo sistema para cada e-mail enviado. Abaixo vai a lista de variáveis que você pode usar.

O primeiro grupo de variáveis pode ser usado nos e-mails de convite e de lembrete, e devem ser inseridos também no campo Propriedades da pesquisa:* {ADMINEMAIL}e-mail do administrador da pesquisa.

  • {ADMINNAME}nome do administrador da pesquisa.
  • {SURVEYNAME}título da pesquisa.
  • {SURVEYDESCRIPTION}descrição da pesquisa.

O segundo grupo de variáveis é para ser usado apenas nos e-mails de convite e de lembrete:* {EMAIL}e-mail do destinatário.

  • {FIRSTNAME}Primeiro nome do destinatário.
  • {LASTNAME}Último nome do destinatário.
  • {SURVEYURL}A URL apontando para o início da pesquisa.
  • {TOKEN}Token para acessar a pesquisa.
  • {ATTRIBUTE_1}Atributo 1
  • {ATTRIBUTE_2}Atributo 2 (e por aí vai)

O terceiro grupo de variáveis você irá usar se a sua pesquisa não é anônima. Logo, essas variáveis estão disponíveis para inserir dados do token no texto da pesquisa:* {TOKEN:EMAIL}E-mail do destinatário.

  • {TOKEN:FIRSTNAME}Primeiro nome do destinatário.
  • {TOKEN:LASTNAME}Último nome do destinatário.
  • {TOKEN}Token para acessar a pesquisa.
  • {TOKEN:ATTRIBUTE_1}Atributo 1
  • {TOKEN:ATTRIBUTE_2}Atributo 2 (e por aí continua)

Se você quiser, existem alguns exemplos nesse link (http://docs.limesurvey.org/tiki-index.php?page=Adding+A+Question+#Information_from_tokens_table).

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