Conforme falamos anteriormente, os perfis são muito úteis para a definição de privilégios e dá-los a usuários. Ao clicarmos na opção relacionada (Perfis, abaixo de Usuários e Funções), você verá uma tela como essa aqui:

Note que o VTiger já traz 4 perfis prontos: Administrador (Administrator), Departamento de Vendas (Sales Profile), Departamento de Suporte (Support Profile) e perfil de convidado para usuários de teste (Guest Profile). Na primeira coluna da tabela, você pode editar o perfil ou apagá-lo, mas note que o único que não pode ser apagado é o primeiro, o perfil de Administrador.

Vamos ver como podemos proceder para criar um novo perfil. Nesse exemplo, iremos fazer um novo perfil, para o setor financeiro da empresa. Iniciaremos clicando no botão Novo Perfil. A próxima tela trará um campo para ser colocado o nome desse novo perfil (campo obrigatório a ser preenchido), uma descrição (facultativa), e as opções:

  • Configurar um Perfil Base e editar os privilégios (Recomendado): Você pode tomar um perfil como base para criar um perfil novo. Isto é útil para facilitar o trabalho de criar um novo perfil que é baseado em um perfil já existente.
  • Definirei os privilégios a partir do zero (Usuários Avançados): Como diz a opção, aqui você definirá todos os privilégios para construir o perfil.

Iremos selecionar a primeira opção, e no nosso caso, iremos usar o perfil Sales Profile como perfil base. Selecione-o e clique em Próximo.

Na próxima página, teremos uma lista de módulos, suas permissões e as ferramentas necessárias para alterá-las:

Na primeira seção, Privilégios Global, você pode definir se os usuários que tiverem essas permissões podem ou não visualizar todas as informações, ou se podem ou não editá-las. Basta marcar as caixas (ou não) para que essas opções sejam habilitadas.

Abaixo, na segunda seção, Configurar Privilégios para cada Módulo, você pode ajustar os privilégios para cada módulo do VTiger. E aí temos vários módulos (na instalação automática feita pela Hostnet, são 26 módulos), e em cada um temos permissões a serem editadas: Criar/Editar, Visualizar e Apagar. Logo, elas regulam o que aquele perfil pode fazer em cada módulo. Além, temos a coluna da tabela que é intitulada Configurações Campos & Ferramentas. Ao clicar em qualquer seta, você terá uma lista de campos a serem apresentados, e de ferramentas que estarão disponíveis. Para autorizar a visibilidade de algum campo ou o uso de alguma ferramenta, basta marcar a caixa ou não.

Como visto, o conjunto de permissões é vasto e complexo, com muitas opções. Para quem está começando a administrar um sistema de CRM como o VTiger, é bem provável que não terá exata noção do que deverá ter em cada perfil. Por isso, a opção de usar um perfil como base ajuda muito: Como os perfis são assemelhados, pouca coisa será mudada de um perfil para outro, economizando nas semelhanças e apenas acertando as diferenças.

Já a segunda opção é semelhante à primeira, mas com a diferença fundamental que você, administrador do VTiger, terá que ajustar todos os privilégios, um a um. E são muitas opções disponíveis.

Finalmente, quando você encerrar essa configuração, basta clicar em Final, e pronto.

Gerenciando Grupos

No VTiger, os grupos têm a função de agrupar usuários com perfis semelhantes. Logo, por exemplo, todos os funcionários do departamento de vendas podem estar agrupados juntos, o que facilita para trocar informações e bloquear acesso a informações confidenciais, por exemplo.

Para acessar essa opção, basta clicar em Grupos. Daí, teremos uma página como a abaixo:

Como você pode ver na tabela, temos as ferramentas (editar grupo e apagar grupo), o nome e a descrição. Se você quiser criar um grupo novo, clique em Novo Grupo. Ao clicar, teremos uma nova página, como esta aqui:

Além do nome (obrigatório) e da descrição (opcional) do grupo, uma curiosidade é a forma de associação que podemos estabelecer: No painel duplo abaixo, você pode selecionar, na caixa Entidade, o que você quer agrupar. Logo, você pode fazer um grupo englobando grupos, funções, usuários, subordinados e funções. Exemplificando, você pode estabelecer um grupo Comunicação com o Cliente que tenha dentro dele as funções de vendas e de marketing. Dessa forma facilita muito o seu trabalho, basta agrupar as funções e todos os usuários que tiverem essas funções automaticamente estarão inseridos nesse grupo.

Da mesma forma você pode agir com usuários, outros grupos, entre outros. Feito isto, basta clicar em Adicionar grupo para criar.

Páginas Relacionadas