Um em cada cinco e-mails comerciais em todo o mundo não atinge o destino desejado, de acordo com o Relatório de Benchmark de Entregabilidade 2017 da Return Path. O estudo revela que apenas 80% das mensagens são entregues na caixa de entrada, enquanto as 20% restantes são bloqueadas ou desviadas para a pasta de spam.

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Hoje em dia, apesar do crescimento e domínio das redes sociais, o e-mail (correio eletrônico) ainda ocupa um espaço muito importante como ferramenta de comunicação. Logo, é fundamental que o e-mail funcione corretamente para que esse diálogo ocorra.

Mas, e se ocorrer problemas? Veremos então como podemos entender o que aconteceu, e como podemos ajudar, informando o problema de forma correta para que a solução seja possível e rápida.

Funcionamento do Serviço de E-mail

Para um E-mail chegar ao seu destino ele depende do Emissor e do Destinatário.
Se enviar um e-mail de suporte@hostnet.com.br para suporte@hotmail.com, é necessário que o servidor de e-mail da Hostnet e HotMail estejam funcionando corretamente naquele momento para que a mensagem chegue com sucesso ao destino final.

O serviço de e-mail é feito de forma que o provedor tente entregar o e-mail por até 48 ou 72 horas. Se ele não conseguir entregar, ele deverá retornar uma mensagem de erro, explicando o motivo pelo qual não foi possível fazer a entrega.

Se o remetente não recebeu mensagem de erro é porque ela sumiu no meio do caminho, isso normalmente ocorre quando provedores que não dimensionam corretamente seus serviços de emails, em um momento de sufoco ao invés de esperar a fila andar, apagam os emails no caminho para aliviar o atraso nas mensagens, nesse caso a mensagem é simplesmente apagada e não vai gerar nenhum erro. É uma falha no provedor remetente, os emails com erro sempre devem retornar com a mensagem de erro explicando o motivo pelo qual não conseguiu fazer a entrega, esse é o certo e o comportamento esperado.

Na Hostnet nós temos uma estrutura muito robusta de e-mails, são clusters de SMTP, claro que falhas são possíveis mas o geral o serviço é muito bem planejado.

Mensagem de retorno de erro

Quando uma mensagem não chega ao seu destino, ela deve retornar com uma mensagem de erro como essa abaixo.

Esse erro indica que o IP 192.185.49.40 está bloqueado na empresa Spamcop.

Sendo assim, a empresa responsável por esse IP deve entrar em contato com a Spamcop para pedir a liberação.

E se não tiver mensagem de erro?

Sem uma mensagem de erro fica extremamente complicado fazer uma análise.

Dessa forma indicamos utilizar sites de consulta de DNS e RBL para tentar checar se existe algum problema em um dos provedores ( Emissor ou Destinatário ).

Alguns sites usados para teste:

  • https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
  • http://www.anti-abuse.org/multi-rbl-check/
  • https://www.mail-tester.com/

Acabou de migrar para a Hostnet e não está recebendo alguns e-mails?

Normalmente esse problema ocorre quando você não fez o cancelamento da sua hospedagem no provedor anterior, sendo assim você continua com o serviço de e-mail ativado lá e o servidor que tenta te enviar uma mensagem está fazendo uma consulta de DNS nesse provedor antes de fazer uma consulta externa.

Certifique-se que seu domínio foi totalmente cancelado no provedor anterior.

A Hostnet e o filtro anti spam

A Hostnet usa diversas listas de bloqueio de SPAM ( RBL ), por exemplo: http://spfbl.net/ , se o remetente que está te enviando email tiver o IP do provedor listado em blacklist o e-mail vai voltar e não vai chegar para você pois o IP do provedor é bloqueado. (mesmo que você coloque em remetente confiável, como o provedor é listado como SPAMMER o usuário do provedor não consegue entregar o email). Nesse caso o email será recusado e não vai entrar nem na pasta SPAM.

O remetente recebe um e-mail de retorno informando a lista que está bloqueado (por isso eles sabem que não conseguiram te entregar o email), o procedimento mais correto seria o remetente avisar o administrador do provedor sobre problema, se o provedor tem uma política séria contra SPAM ele entra em contato com a lista, identifica o abuso, pune o SPAMMER e sai da lista. (é assim que trabalhos aqui). Se o provedor de origem do SPAM não trata esses erros ele fica negativado, e vai ter problemas de envio não apenas com a Hostnet mas com todos os provedores que usam blacklists.

Pode ser que esse tipo de proteção não te interesse, nesse caso você pode diminuir seu nível de proteção e não fazer uso de blacklist. Nesse caso você pode desativar esse recursos através do Painel de controle. Entrando no painel, opção: E-mail >>  Configuração de Segurança >> Proteção Básica

Ao fazer isso você vai abrir mão de um poderoso filtro, seu e-mail vai ficar mais tolerante a provedores de e-mails com reputação ruim mas provavelmente vai conseguir resolver a situação que você reportou.

Filtros de SPAM as vezes são facas de 2 gumes, se você afrouxa demais vai receber pilhas de emails SPAM, se aperta muito pode punir remetentes que não são spammers mas usam provedores que não cuidam bem dos seus servidores de e-mail.

O que é RBL?

Real-time Blackhole Lists (RBL) são listas com IPs e domínios bloqueados e são atualizadas em tempo real. Dados do cabeçalho da mensagem de e-mail, como o remetente utilizado, e a infraestrutura de onde se originou o envio, são analisados através desse tipo de lista. Além de identificar os Spammers, este tipo de lista serve para que os provedores de e-mail também possam verificar se o responsável pelo envio da mensagem permite irregularidades, como por exemplo, os open relays, onde qualquer um que se conecta pode enviar e-mails a partir de sua estrutura, ou ainda os que permitem falsificar remetentes utilizando um e-mail que não faz parte do seu domínio.

A principal RBL que a Hostnet usa é a SPFBL: https://spfbl.net/

Outras dicas:

  1. Verifique se o emissor escreveu corretamente o e-mail do remetente
  2. Verifique se o e-mail não caiu na caixa de spam
  3. Verifique se existe alguma regra dentro do WebMail que está impedindo o e-mail de chegar
  4. Consulte se o servidor está em alguma RBL https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
  5. Faça uma verificação no e-mail usando o site https://www.mail-tester.com

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Ver também: Blacklists ou Listas Negras