O módulo de Agenda ajuda os usuários manter histórico de chamadas, reuniões e tarefas. Os usuários podem colaborar em atividades e manter um histórico de tudo o que foi feito anteriormente, vinculando-os a registros no CRM (Ex: Organizações, Contatos e Oportunidades). O VTiger oferece 2 tipos de registros na agenda:

  • Eventos: Itens programados, com data e hora para acontecer.
  • Tarefas: Itens que deverão ser cumpridas em um prazo determinado.

Os eventos e as tarefas, juntos, são chamados de Atividades.

O acesso ao módulo Agenda se dá a partir do menu principal, na primeira opção, Home Page, e depois clicar em Agenda. Logo você terá uma tela como essa aqui:

Note que não há eventos criados. Você pode criar um evento clicando no link que aparece no centro da tela. Antes, alguns esclarecimentos:

  • O Calendário pode ser visto em diferentes modos: Dia, semana, mês e ano.
  • O modo de exibição padrão do calendário é a semana, para administradores do VTiger, e dia para usuários normais.
  • O usuário pode alterar a sua visualização padrão. Para isto, vá até Minhas Preferências e escolha a visualização desejada.
  • Você pode alternar entre o modo Calendário e o modo de lista para visualização de eventos.
  • As listas de tarefas só podem ser exibidos no modo de lista.

Criação de eventos

Na aba Eventos, clique em Adicionar para incluir uma chamada, uma reunião ou um compromisso. Você terá uma janela como a abaixo:

Vamos aos itens. Note que os elementos que tem um asterisco vermelho devem ser obrigatoriamente preenchidos:

  • Tipo de evento – Chamada ou reunião.
  • Nome do evento.
  • Marque a caixa Público se o evento é público ou privado.
  • Descrição do evento.
  • Local – onde o evento ocorrerá.
  • Status – situação do evento, se ele está apenas planejado, confirmado ou ainda não foi confirmado.
  • Responsável – o usuário que é responsável por este evento.
  • Prioridade – influencia na ordem dos eventos. Prioridade maior faz com que apareçam na frente de outros, com prioridade menor.
  • Selecione a opção Enviar Notificação se você quiser que algum usuário seja avisado desse evento.
  • Ajuste a data e hora de início e fim desse evento.

Vamos às opções extras:

  • Convite – Se você quiser convidar mais alguém para estar vinculado a esse evento, o faça na aba Convite. Selecione na caixa da esquerda o nome dos usuários (ou grupos) disponíveis, clique em Adicionar e esses usuários receberão esse evento nas suas agendas.
  • Lembrete – Se você quiser que os usuários (ou grupos) convidados recebam um aviso sobre o evento algum tempo antes dele ocorrer, você deve fazer os ajustes nessa aba. O tempo anterior ao lembrete deve ser definido por você.
  • Repetir – Se você quiser que o evento se repita de tempos em tempos, selecione essa aba, marque a caixa Habilitar Repetir, e ajuste o intervalo e a duração da repetição desse evento.
  • Relacionado – Se você quiser relacionar esse evento a um outro elemento do VTiger, seja um pedido de compra ou de venda, uma fatura, conta, etc… Faça aqui.

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