Os usuários consistem na parte mais importante de um sistema de CRM. São eles que alimentam o VTiger com informações que posteriormente serão gerenciados. Logo, para isso, você deve lembrar de certas questões, como:

  • Gerenciamento de usuários é essencialmente gerência de privilégios.
  • Em última análise, gerência de privilégios é a remoção dos privilégios. Existem situações onde certos tipos de dados não podem ser acessados por alguns usuários.
  • Conforme o tamanho da empresa, o processo de administração de usuários pode tornar-se algo grande demais para ser gerenciado.
  • Escolha alguns usuários para ajudarem no processo de gerência. Logo, você terá que dar mais privilégios a eles, para que realizem as tarefas administrativas.
  • O sistema de privilégios do VTiger é baseado na premissa básica de definição de quem pode ver/alterar/apagar/criar certos tipos de dados.

Planejamento prévio

Logo, é importante um planejamento anterior, para decidir o que cada usuário pode fazer. Algumas ideias para nortear esse planejamento podem ser:

  1. Defina o padrão de privilégio mais elevado que deve ter no sistema. Sabemos de antemão que o Administrador tem acesso a todas as partes do VTiger, e a todo o conteúdo. Mas você deve definir um padrão, de quais privilégios esses usuários terão. Depois, crie esses usuários.
  2. Trabalhe com perfis. Os perfis são um meio muito útil para definir privilégios, e dá-los a usuários. Logo, por exemplo, existirão perfis de usuários do departamento de Vendas, Secretaria, Financeiro ou Departamento de Pessoal. Dessa forma, fica mais fácil associar os privilégios a usuários. Basta associar o perfil.
  3. Defina funções. As funções dos usuários são um meio de agrupar privilégios totais para cada usuário individual, e com isso você pode vincular cada função a uma parte da estrutura da sua empresa.
  4. Crie os usuários. Os privilégios de cada usuário são definidos pelas funções que estão associadas ao seu perfil. Vale lembrar que o usuário comum deve evitar o uso da conta administrativa para tarefas do dia a dia, devendo usar uma conta local para as tarefas corriqueiras. Use a conta admin somente em casos de necessidade.

Gerenciando usuários

A criação de usuários se dá seguindo os seguintes passos:

Clique em Configurações, depois em Gerenciador de Módulos. Você terá uma tela como a abaixo:

Esta página traz todas as informações a respeito dos módulos do VTiger, além de permitir a sua gerência, ativação (ou desativação), entre outras opções. Para criar usuários, clique em Usuário, que está na coluna à esquerda, no título Administração de Usuário & Acessos. Ao clicar nessa opção, uma nova página é carregada e você terá uma tela como essa:

Aqui, temos uma lista de usuários criados no VTiger, com as opções de editar suas configurações e duplicar seu perfil para outro usuário, além de mais informações, como nome, usuário, função dentro da empresa, e-mail, número de telefone, e por último se ele está ativo e se ele é o administrador.

A criação de um novo usuário se dá ao clicar no botão Novo Usuário. Ao clicarmos, teremos uma nova página, onde você pode definir tudo o que quiser a respeito desse novo usuário do VTiger.

Nessa página você define características como:

  • Nome do usuário, senha de acesso, função na empresa, moeda empregada, entre outros (Login e Função do Usuário).
  • Título, telefone comercial, endereço, assinatura usada, a quem o usuário se reporta, entre outros (Mais Informação).
  • Endereço detalhado do usuário (Informação Endereço).
  • Fotografia do usuário para a ficha dele (Fotografia do Usuário).
  • Intervalo para o usuário receber lembretes do VTiger (Opções para Usuários Avançados).
  • Configuração para fazer uso do servidor de VoIP Asterisk, caso você queira integrá-lo ao VTiger (Configuração Asterisk).
  • Componentes que você quer que o usuário tenha disponível, na sua página inicial (Componentes Home Page).
  • Se você vai querer que a “nuvem” de etiquetas (tagras) seja exibida, ou não (Mostrar Tag Cloud).

Feita toda essa configuração longa, clique em Salvar para concluir. Vale ressaltar que os itens marcados com um pequeno asterisco vermelho são obrigatórios.

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