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Manual para criação de filtros de mensagens
Índice
1. Para que serve as regras de mensagens?
Regras de mensagens servem para organizar o recebimento de informações em seu sistema de e-mails.
As mensagens diarias são muitas, o que torna difícil manter uma organização de tudo o que chega na caixa postal.
Utilizando o mecanismo de filtragem das mensagens, podemos mandar e-mails recebidos para pastas específicas ou até mesmo apagar aqueles vindos de destinatários suspeitos ou indesejáveis.
Uma regra de email é um conjunto de instruções que submetem as mensagens novas a ações pré-selecionadas pelo usuário, sendo assim podemos obter uma caixa postal limpa, e trabalhar de forma mais rápida.
2. Acessando a ferramenta
Acesse seu Webmail, e clique no link Filtro, ultima opção do menu superior.
http://webmail.seudomínio.ext
Acessando a opção de criação dos filtros, será apresentada uma mensagem descrevendo o serviço e notificando que não existe nenhuma regra criada até o momento.
Para iniciar o processo de criação de uma regra de mensagens clique sobre Adicionar uma nova regra.
3. Criando regras de mensagens
Agora precisamos escolher que tipo de regra desejamos criar.
Será possível criar as mesmas se baseando em cabeçalhos, por exemplo: definir quem as envia ou para onde estão sendo enviadas e com isso especificar se devem ser recebidas ou até mesmo encaminhadas para um local escolhido, criar regras baseadas em tamanhos de mensagens, definindo por exemplo o não recebimento de mensagens pesadas ou move-las para uma pasta em especial ou até mesmo criar um filtro a ser aplicado para todas as mensagens recebidas.
Como exemplo, estaremos configurando uma regra muito utíl baseada em filtros de cabeçalhos, para poder organizar melhor o recebimento de mensagens, definindo pastas para onde cada uma deve ser enviada.
Clique na opção Conferência de Cabeçalho e depois sobre Avançar um passo 2.
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OBSERVAÇÃO:A segunda opção de regra, baseada em tamanho da mensagem é muito simples, apenas deverá ser especificado o tamanho da mensagem e as demais diretrizes da regra são iguais as usadas para todos os filtros, as mesmas serão vistas a seguir.
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Aqui podemos escolher o tipo de cabeçalho e como o filtro vai buscar o mesmo para definir a regra.
Por exemplo:
Se queremos que uma mensagem enviada por uma certa pessoa seja encaminhada a uma pasta criada em especial, devemos escolher o cabeçalho from que é referente ao endereço de e-mail do remetente, escolher a opção contem e especificar a informação desejada, no caso o e-mail do remetente.
Assim toda a mensagem que contem um from ( remetente ) definido será capturada e utilizada para a regra que será especificada a seguir.
Após escolher o cabeçalho e como a informação será capturada, clique em Avançar um passo 3.
Informações adicionais:
Segue abaixo a descrição do significado de alguns cabeçalhos:
From: ( endereço do remetente do e-mail )
To: ( endereço do destinatário da mensagem )
Cc: ( endereço especificado para o destinatário que recebará a copia da mensagem enviada )
Bcc: ( endereço especificado para o destinatário que recebará a copia oculta da mensagem enviada )
Subject: ( Assunto da mendagem enviada )
As demais opções de cabeçalho são oferecidas para usuários avançados e não será oferecido suporte a questões relacionadas.
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OBSERVAÇÃO: Caso estivessemos querendo criar uma regra referente ao tamanho da mensagem a tela de configuração apresentada seria a seguinte:
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Nela poderiamos configurar o tamanho da mensagem e dar sequencia a criação da regra.
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4. Escolhendo a ação do filtro
Neste momento acessamos a área de configuração do filtro em questão.
Aqui obtemos várias opções de configurações de regras, segue abaixo uma breve descrição de cada uma delas:
Nas primeiras opções podemos definir por exemplo que a mensagem capturada pela regra de cabeçalhos seja deletada, enviando ou não uma justificativa para o remetente.
Na segunda opção podemos definir que a mensagem capturada seja redirecionada para algum outro endereço de e-mails, mantendo ou não uma cópia em seu sistema de e-mails.
Na terceira opção podemos espacificar uma pasta ou subpasta para onde a mensagema capturada pode ser encaminhada, mantendo ou não uma cópia na caixa de entrada.
Na quarta opção podemos configurar uma auto resposta para as mensagens enviadas, essa opção é muito interessante, caso não seja possível retornar a mensagem para o remetente por estarmos viajando ou sem acesso a internet. Podemos configurar uma mensagem para ser enviada a todas as pessoas que entram em contato com nosso e-mail.
Para continuarmos com nosso exemplo de redirecionamento de mensagens, para uma pasta em específico, deveremos marcar a terceira opção e especificar a pasta que desejamos utilizar.
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OBSERVAÇÃO: A pasta que deverá ser selecionada já deve estar criada em seu sistema. Para cria-lá clique sobre o iten Pastas em seu webmail.
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Ainda existe as configurações adicionais, onde podemos especificar se a regra criada será diferencial, finalizando a ação da mesma no link STOP.
Assim a filtragem que ela realizará será prioritária e não obterá modificações ou influencias de outras regras criadas.
Por exemplo, caso eu especifique um remetente como SPAM e como ação da regra configuro uma deleção automática da mensagem será interessante marcar a opção STOP, para que uma outra regra criada não interfira nessa ação.
Podemos também configurar uma mensagem a ser enviada para um endereço escolhido assim que a regra for aplicada, dessa forma, seguindo o exemplo dado a cima, quando a mensagem for excluida uma mensagem poderá ser enviada para notificar a ação realizada.
Após definir a ação desejada clique sobre o link Avançar um passo 4.
5. Finalizando a criação da regra
Para finalizar a criação da regra clique em Finalizado, caso não deseje criar a mesma ou queira modifica-lá poderá cancelar o processo ou inicia-lo novamente.
Após a finalizaçao da criação do filtro, a regra estará listada e poderá ser alterada, deletada ou duplicada mudando os parametros desejados.
Essas opções se encontram na tabela de ações da regra.
Nesta lista podemos escolher duas formas de visualização, detalhada e resumida, na figura abaixo temos uma visualização da mesma em forma detalhada onde é especificado todo o processo de filtragem escolhido.
Caso deseje criar uma nova regra, clique sobre o link Adicionar uma nova regra.
Caso tenha sido criada várias regras de mensangens, uma nova opção será aberta na tela de descrição das regras. Nela poderemos definir a prioridade das regras, movendo as mesmas da forma que desejar.
No exemplo abaixo, especifico que minha principal regra é descartar todas as mensagens com determinado conteúdo, logo abaixo existe outra regra na qual eu movo uma determinada mensagem para uma pasta escolhida, e por ultimo uma regra que deletará todas as mensagens com mais de 5 megas.
6. Exemplo de regras
6.1. Criando Resposta automática
Para criar uma resposta automática, devemos escolher a opção Todas as mensagens e prosseguir com o processo de criação, marcar a opção Férias na área de configuração das ações do filtro,(nela também será possível configurar a mensagem a ser enviada ou mesmo utilizar a mensagem padrão que já se enconta no sistema) e marcar a opção STOP para que nenhuma outra regra possa influenciar nesta nova configuração.
Após isso finalize a criação e sua mensagem de auto resposta está configurada.
6.2. Deletando mensagens de um remetente específico
Para criar essa regra precisamos escolher a opção Conferência de Cabeçalho, definir o cabeçalho como From, marcar a opção contem e descrever o endereço de e-mail do remetente no outro campo, ou qualquer outra palavra que possa estar no from da mensagem para que a mesma possa ser capturada, continue o processo de criação e na área de configuração das ações do filtro marque a opção descartar silenciosamente, esta configuração está disponivel logo no inicio das ações oferecidas. Após isso marque a opção STOP para que nenhuma outra regra possa influenciar nesta nova configuração e finalize a criação da regra.
6.3. Recusando mensagens grandes
Para criar essa regra precisamos escolher a opção Tamanho na criação de filtros, e definir o tamanho em KB ou MB da mensagem a ser recusada, por exemplo podemos marcar que mensagens maior que 10MB sejam rejeitadas, após escolher tamanho da mensagem em questão avance no processo de criação e escolha a opção Rejeitar, enviando a justificativa abaixo para o remetente, podemos utilizar a mensagem padrão ou configurar uma em especial. Após isso marque a opção STOP para que nenhuma outra regra possa influenciar nesta nova configuração e finalize a criação da regra.
6.4. Redirecionamento de mensagens
Para criar essa regra precisamos escolher a opção Conferência de Cabeçalho, após isso devemos escolher a opção de cabeçalho From, marcar a opção contem e descrever o endereço de e-mail do remetente no outro campo, isso caso o redirecionamento seja baseado em quem está lhe enviando a mensagem, pois o mesmo também pode ser feito a partir do assunto das mensagens recebidas, sendo assim escolheriamos a opçao de cabeçalho subject.
Continue o processo de criação e na área de configuração das ações do filtro marque a opção Redirecionar para o seguinte endereço de e-mail, nesta opção deve ser configurado o e-mail de destino para onde a mensagem deve ser redirecionada. Após isso marque a opção STOP para que nenhuma outra regra possa influenciar nesta nova configuração e finalize a criação da regra.
6.5. Movendo mensagens para uma pasta em especial
Para criar essa regra precisamos escolher a opção Conferência de Cabeçalho, após isso devemos escolher a opção de cabeçalho From, marcar a opção contem e descrever o endereço de e-mail do remetente no outro campo, continue o processo de criação e na área de configuração das ações do filtro marque a opção Mover mensagem, nela podemos especificar a pasta para onde a mensagem será enviada ou uma subpasta criada em seu sistema. Após isso marque a opção STOP para que nenhuma outra regra possa influenciar nesta nova configuração e finalize a criação da regra.
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